Mối liên kết giữa các bộ phận khi thực hiện dự án
Th12
Sơ đồ quan hệ bằng chữ
- Giám đốc
- Quản lý và chỉ đạo trực tiếp Bộ phận Kinh doanh
- Bộ phận Kinh doanh quản lý Bộ phận Bán hàng
- Bộ phận Kinh doanh quản lý Bộ phận Dự án (Kinh doanh)
- Bộ phận Kinh doanh phối hợp trực tiếp với Dự án lớn
- Quản lý và chỉ đạo trực tiếp Bộ phận Kế toán Tài chính
- Bộ phận Kế toán Tài chính thực hiện chức năng quản lý, giám sát và hỗ trợ tài chính cho toàn doanh nghiệp
- Quản lý và chỉ đạo trực tiếp Bộ phận Kỹ thuật
- Bộ phận Kỹ thuật quản lý Bộ phận Phần cứng
- Bộ phận Kỹ thuật quản lý Bộ phận Phần mềm
- Bộ phận Kỹ thuật phối hợp trực tiếp với Dự án lớn
- Quản lý và chỉ đạo trực tiếp Bộ phận Kinh doanh
- Dự án lớn
- Nhận sự phối hợp và tham gia triển khai từ Bộ phận Kinh doanh
- Nhận sự phối hợp và tham gia triển khai từ Bộ phận Kỹ thuật
- Thực hiện các dự án tổng hợp có quy mô lớn, yêu cầu phối hợp đa phòng ban
Sơ đồ quan hệ bằng ảnh
Hình 1.1 Sơ đồ đơn giản hóa
Hình 1.2 Sơ đồ chi tiết
Sơ đồ khối thể hiện hai nhóm mối quan hệ chính trong doanh nghiệp gồm mối quan hệ quản lý – chỉ đạo và mối quan hệ phối hợp chức năng.
Thứ nhất, mối quan hệ quản lý – chỉ đạo theo chiều dọc.
Giám đốc là cấp quản lý cao nhất, có mối quan hệ chỉ đạo trực tiếp đối với ba bộ phận chức năng gồm Kinh doanh, Kế toán Tài chính và Kỹ thuật. Các bộ phận này chịu trách nhiệm tiếp nhận chỉ đạo, triển khai nhiệm vụ và báo cáo kết quả hoạt động trực tiếp cho Giám đốc.
Trong nội bộ từng bộ phận, mối quan hệ quản lý tiếp tục được thể hiện rõ ràng. Bộ phận Kinh doanh quản lý trực tiếp hai đơn vị trực thuộc là Bán hàng và Dự án (Kinh doanh). Bộ phận Kỹ thuật quản lý hai mảng chuyên môn là Phần cứng và Phần mềm. Các đơn vị này thực hiện nhiệm vụ theo chức năng được phân công và chịu sự quản lý của trưởng bộ phận tương ứng.
Thứ hai, mối quan hệ phối hợp ngang giữa các bộ phận.
Ngoài quan hệ quản lý theo cấp bậc, sơ đồ còn thể hiện mối quan hệ phối hợp thông qua Dự án lớn. Bộ phận Kinh doanh và bộ phận Kỹ thuật đều có mối quan hệ trực tiếp với Dự án lớn, cho thấy hai bộ phận này cùng tham gia triển khai, phối hợp chặt chẽ trong suốt quá trình thực hiện dự án. Kinh doanh chịu trách nhiệm về thị trường, khách hàng, hợp đồng và yêu cầu dự án, trong khi Kỹ thuật đảm nhiệm việc thiết kế, phát triển và triển khai giải pháp kỹ thuật.
Đối với bộ phận Kế toán Tài chính, sơ đồ không thể hiện mối quan hệ trực tiếp với Dự án lớn, điều này phản ánh vai trò chủ yếu của bộ phận này là hỗ trợ và giám sát tài chính, bao gồm quản lý chi phí, theo dõi ngân sách và đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính cho toàn doanh nghiệp.
Tổng hợp các mối quan hệ trong sơ đồ cho thấy mô hình tổ chức được xây dựng theo hướng tập trung quản lý, đồng thời linh hoạt trong phối hợp liên phòng ban, đặc biệt đối với các dự án lớn cần sự tham gia của nhiều bộ phận chức năng khác nhau.
Chức năng nhiệm vụ từng bộ phân trên sơ đồ
1. Giám đốc
Chức năng:
- Quyết định chiến lược phát triển chung của công ty
- Phê duyệt kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính và kế hoạch kỹ thuật
- Điều phối và giám sát hoạt động của các bộ phận
Mối liên kết đặc biệt:
- Liên kết chỉ đạo trực tiếp đến tất cả các bộ phận chức năng
- Là đầu mối tổng hợp thông tin và ra quyết định cuối cùng
2. Bộ phận Kinh doanh
Chức năng:
- Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng
- Đàm phán hợp đồng, xây dựng phương án kinh doanh
- Phối hợp với kỹ thuật để chuyển yêu cầu khách hàng thành giải pháp
Mối liên kết:
- Liên kết quản lý với Bán hàng và Dự án
- Liên kết phối hợp ngang với Dự án chung
3. Bộ phận Bán hàng
Chức năng:
- Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng
- Tư vấn sản phẩm, dịch vụ
- Thu thập phản hồi và nhu cầu thị trường
Mối liên kết đặc biệt:
- Liên kết thông tin hai chiều với Dự án chung (đường nét đứt):
- Cập nhật tiến độ dự án cho khách hàng
- Nhận phản hồi để điều chỉnh yêu cầu dự án
4. Bộ phận Dự án (thuộc Kinh doanh)
Chức năng:
- Quản lý hợp đồng, phạm vi công việc
- Theo dõi tiến độ, chất lượng, chi phí dự án
- Là cầu nối giữa khách hàng và bộ phận kỹ thuật
Mối liên kết đặc biệt:
- Liên kết trực tiếp và xuyên suốt với Dự án chung
- Phối hợp chặt chẽ với Phần mềm và Phần cứng
5. Bộ phận Kế toán – Tài chính
Chức năng:
- Quản lý ngân sách, dòng tiền
- Hạch toán chi phí, doanh thu
- Kiểm soát tài chính dự án và toàn công ty
Mối liên kết đặc biệt:
- Không tham gia triển khai kỹ thuật
- Liên kết gián tiếp với các dự án thông qua:
- Thanh toán
- Quyết toán
- Kiểm soát chi phí
6. Bộ phận Kỹ thuật
Chức năng:
- Thiết kế, phát triển và triển khai giải pháp kỹ thuật
- Đảm bảo chất lượng, tiến độ và tính ổn định của sản phẩm
Mối liên kết:
- Quản lý Phần mềm và Phần cứng
- Liên kết phối hợp trực tiếp với Dự án chung
7. Bộ phận Phần mềm
Chức năng:
- Phát triển phần mềm, ứng dụng, hệ thống
- Lập trình, kiểm thử, bảo trì
Mối liên kết đặc biệt:
- Liên kết trực tiếp với Dự án chung
- Phối hợp chặt với Phần cứng để đảm bảo tính tương thích hệ thống
8. Bộ phận Phần cứng
Chức năng:
- Thiết kế, lắp đặt, cấu hình thiết bị
- Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật cho dự án
Mối liên kết đặc biệt:
- Liên kết hai chiều với Dự án chung (đường nét đứt):
- Hỗ trợ triển khai thực tế
- Xử lý sự cố kỹ thuật tại hiện trường
9. Dự án chung
Chức năng:
- Tập trung triển khai các dự án lớn, liên phòng ban
- Tổng hợp nguồn lực từ Kinh doanh và Kỹ thuật
Mối liên kết đặc biệt:
- Nhận chỉ đạo gián tiếp từ Giám đốc
- Nhận phối hợp trực tiếp từ:
- Dự án (Kinh doanh)
- Phần mềm
- Phần cứng
Tóm lại, sơ đồ liên kết vận hành trong công ty đã thể hiện rõ cơ cấu tổ chức, chức năng của từng bộ phận cũng như các mối quan hệ quản lý và phối hợp giữa các phòng ban. Mô hình này giúp đảm bảo sự phân công nhiệm vụ rõ ràng, tăng cường khả năng phối hợp liên bộ phận, đặc biệt trong việc triển khai các dự án chung có quy mô lớn. Qua đó, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu nguồn lực và đảm bảo hoạt động vận hành diễn ra đồng bộ, ổn định và bền vững.
